Kehitetään yhdessä!

Opettaja on usein myös itse ikuinen opiskelija. Koko Puhti-projektitiimillemme on yhteistä, että jokaisella on palava into oppia koko ajan uutta, tietää enemmän, tutustua uusiin asioihin ja ihmisiin. Kehittämisprojekti on todella hyvä väline uuden oppimiseen ja oman osaamisen kehittämiseen. Kun projektissa aloittaa, ei tarvitse osata ja hallita kaikkea, vaan edetessä opitaan ja opiskellaan, kokeillaan, onnistutaan ja epäonnistutaan yhdessä.

Ajatushautomo projektitoiminnan kehittämisen äärellä

Kolmannen Puhti-ajatushautomon teemana oli projektitoiminnan kehittäminen ja menetelmänä oli tälläkin kertaa toiminnallinen työpaja. Aiemmat ajatushautomot keskittyivät henkilöstön osaamisen kehittämiseen esimerkiksi tulevaisuuden tarpeiden sekä uusien toteuttamismahdollisuuksien näkökulmasta: Ajatushautomo käyntiin! ja  Osaamisen kehittäminen muutoksessa.

Projektit ovat erinomainen tapa kehittää sekä omaa osaamista että työyhteisön ja koko organisaation osaamista. Tällä hetkellä TAKKin projektitoiminnan toimintamallia uudistetaan niin prosessikuvauksen kuin käytännön tuen ja ohjauksen kannalta. Kaiken tekemisen taustalla on yksinkertaistaminen ja sujuvoittaminen, yhä ketterämpään kehittämiseen siirtyminen.

Ajatushautomotyöpaja oli samalla myös Henna-Riikka Ahvenjärven opintosuoritus eli osa hänen palvelumuotoiluopintojaan ja opinnäytetyötään – tällaiseenkin tutkimus- ja kehittämisyhteistyöhön projektit antavat monenlaisia mahdollisuuksia. Ja kyllä, tämä bloggaus on myös opintosuoritus ja siksi tavallista pidempi.

Osallistavat menetelmät käyttöön

Ajatushautomoon osallistui kouluttajia, projektityöntekijöitä, projektipäälliköitä sekä hallinto- ja tukipalveluhenkilöstöä. Vaikka suurin osa porukasta tunsi toisensa, niin työpaja aloitettiin lyhyellä esittäytymiskierroksella – työrooli vaihtuu välillä, ja eri tilanteissa joku voi olla milloin mukana kouluttajana, milloin taas projektipäällikkönä. Kierroksen ideana oli alustaa myös keskustelun, yhteisten ajatusten ja yhteistyömahdollisuuksien pohdinnan eteenpäin viemistä. Osana johdantoa perehdyttiin lyhyesti myös aiempien ajatushautomoiden teemoihin ja tuloksiin.

Seuraavan vaiheen tavoitteena oli pohtia, miten toimintaa ja osaamista voidaan sujuvasti ja tehokkaasti kehittää hankkeiden ja projektien avulla. Teoreettisesti ilmaistuna tässä työskentelyssä hyödynnettiin juurisyyanalyysia ja dynaamisen fasilitoinnin menetelmää (vinkkiä myös Piritta Kantojärven kirjasta Fasilitointi luo uutta).

Nykytilan yhteistä analyysia pohjustettiin niin, että jokainen kirjoitti noin kolme minuuttia ensin hyviä ja sujuvia asioita vihreille post-it-lapuille ja sitten noin kolme minuuttia haasteita tai muuten ei-toimivia asioita oransseille lapuille. Tämän jälkeen jokainen sijoitti omat lappunsa johonkin seuraavista valkotaulun sarakkeista: Faktat ja havainnot, Huolet, kysymykset ja kritiikki, Ydinkysymykset sekä Ideat ja ratkaisuehdotukset. Tämä taulu toimi sitten keskustelun ja yhteisen pohdinnan työvälineenä – sekä taululle että erillisiin muistiinpanoihin työpajan vetäjä kirjasti esiin nousseita ajatuksia, kysymyksiä, ehdotuksia ja ieoita.

Konkreettisia ratkaisuehdotuksia ja -ideoita

Yhteisessä keskustelussa nousi esiin monenlaisia asioita laidasta laitaan – todella laajoja ja haastavia kokonaisuuksia (esimerkiksi EU:n uuden tietosuoja-asetuksen vaikutukset projektitoimintaan) sekä pienempiä nopeasti toteutettavissa olevia ehdotuksia ja ideoita. Sovittiin, että kolme konkreettista ehdotusta lähtee heti kokeiluun:

  • Ideaboksin laajempi hyödyntäminen
  • Yhteinen blogi intraan (ja projektitoiminnan sivun selkiyttäminen)
  • Onnistumiset ja murheet -taulut seuraavaan tapahtumaan matalan kynnyksen kehittämis- ja palautekanavana kokeiluun

Nämä kaikki etenevät jo ovat hyvä esimerkki pienistä askelista kohti yhteistä keskustelua ja entistä avoimempaa viestintää – sekä sitä kautta parempaa tiedonkulkua ja erilaisten mahdollisuuksien tuntemista esimerkiksi siinä, miten kuka tahansa organisaatiossa voi kehittää omaa osaamistaan hankkeiden ja projektien avulla, olla mukana ja osallistua. Myös muita ehdotuksia ja ideoita työstetään eteenpäin ja seuraavassa ajatushautomossa peilataan taas porukalla, miten on edetty ja edistytty.

Mitä tästä opimme?

Työpajamenetelmät ovat toimineet ajatushautomoissa hyvin. Siellä ei pönötetä ja kuunnella luentoja, vaan pyritään antamaan jokaisella mahdollisuus osallistua, tulla kuulluksi sekä löytää uusia yhteistyömahdollisuuksia oman työyhteisön sisältä. Työpajamenetelmät on joka kerta valittu siltä pohjalta, minkä verran on ilmoittautuneita – on tärkeää, että menetelmä antaa jokaisella aidosti mahdollisuuden osallistua. Jos esimerkiksi nyt meillä olisi ollut vielä enemmän väkeä paikalla, niin työskentelyä olisi ollut hyvä pilkkoa pienempiin ryhmiin, mutta nyt keskustelu toimi hyvin näin.

Tästä työpajasta saatiin hyvin ajatuksia ja kommentteja siitä, mitä pitäisi kehittää ja mitä olisi hyvä kehittää. Keskustelun pohjalta nousi selkeästi esiin, mitkä asiat ovat pakollisia, tärkeitä tai sellaista nice to have -osastoa. Viestinnän merkitys nousi esiin vähän joka käänteessä eli se on selkeästi todella tärkeä kehittämiskohde.

Oppiminen jatkuu, yhdessä.

ajatushautomo3

PS Nyt on jo varmasti selvää, että me tykätään erivärisistä post-it-lapuista ja valkotauluista sekä fläpeistä – niistä löytyy kaikista työpajoistamme yleensä. Samaa ideapohjaa toteutetaan projektiryhmän työskentelyssä sähköisesti aiemmin Trellossa ja nyt Microsoftin Plannerissa – toimii!

Mainokset

Hakeutumisvaiheen kehittäminen etenee!

TAKKin tavoitteena on ammatillisen koulutuksen reformin mukaisesti kehittää hakuvaiheen henkilökohtaistamista entistä asiakaslähtöisemmäksi, tehostaa ja yhdenmukaistaa opiskelijavalintaprosessia, sekä parantaa nivelvaiheen viestintää sekä asiakkaiden, että yhteistyökumppaneiden suuntaan.

Keväällä 2016 yhteistyössä Puhti-hankkeen kanssa käynnistetyn hakeutumisvaiheen kehittämistyön yhtenä konkreettisena tuloksena TAKKin nettisivuja on nyt muokattu paremmin hakijaa palvelevaksi. Nettisivuille on lisätty kohta ”Hakeutuminen”, minkä alla on mahdollisimman selkeästi kirjoitettuna tietoa ja ohjeistusta aikuiskoulutukseen hakeutumiseen liittyen.

hakeutuminen-vanha

Nettisivujen Opiskelijalle-osio ennen muutosta

hakeutuminen

Nettisivujen Opiskelijalle-osio muokkauksen jälkeen

Nettisivu-uudistuksen tavoitteena on ollut selkiyttää hakuvaiheen tieto- ja neuvontapalveluja, jotta koulutukseen hakeutuminen sekä hakijan oman opintopolun suunnittelu olisi mahdollisimman sujuvaa. Panostus tieto-, neuvonta- ja ohjauspalveluihin opintojen alkupäässä parantaa hakijan opiskeluvalmiuksia, tehostaa opintojen etenemistä ja mahdollisesti vähentää myöhemmin ongelmien syntymistä.

 

Sosiaalisen median välineitä käyttöön

Monissa opinnoissa voidaan nykyisin hyödyntää sosiaalisen median välineitä ja kanavia mm. viestintään ja osaamisen näkyväksi tekemiseen. Teemme tämän syksyn aikana yhteistyössä TAKKin yrittäjyysalan kanssa perehdytysaineistoa erilaisiin somevälineisiin. Aiemmassa bloggauksessa kerroimmekin jo livelähetysten tekemisestä.

Viimeisimmät webinaarimme ovat käsitelleet Instagramia ja Pinterestiä. Instagram-webinaarin esitysaineisto on katsottavissa SlideSharessa.

Instagramin vahvuus on visuaalisuus eli julkaisun pitäisi aina sisältää kuva, kuvakollaasi tai video. Instagramia voidaan käyttää yksityistilinä tai yritystilinä. Tällä hetkellä yritystiliksi muuttaminen tosin edellyttää Facebook-sivuun kytkemistä. Opiskelijan näkökulmasta Instagramia voisi hyödyntää esimerkiksi työssäoppimisen raportoimisessa tai muuten osaamisen näkyväksi tekemisessä opintojen aikana. Profiili voi olla julkisesti seurattavissa tai suljettu, jolloin seuraaminen edellyttää hyväksyntää seuraajaksi.

Pinterest-webinaarin esitysaineisto ja esimerkkipinnaukset löytyvät Pinterest-webinaari-taulusta, mutta esitysaineistoon voi perehtyä toki myös SlideSharessa, jos ei halua kirjautua Pinterestiin.

Pinterestiä voidaan myös käyttää yksityis- tai yritystilillä. Yksityistili on myös mahdollista muuttaa myöhemmin yritystiliksi, jolloin tärkein ero ovat lähinnä analyysityökalut. Pinterestiin voidaan ladata kuvia tai tehdä pinnauksia nettisivuista. Taulujen avulla voidaan esimerkiksi koota yhteen suunnitelmia, teema-aineistoja tai johonkin projektiin liittyviä materiaaleja. Opinnoissa Pinterestiin voisi koota vaikkapa portfoliota, työssäoppimisen tuotoksia tai muuta opiskeluun liittyvää aineistoa.

pinterest_taulu

Webinaariaineisto löytyy Pinterest-taulusta.

Tavoittenamme on jatkossakin hankkeen aikana kokeilla digitaitoihin liittyen opiskelijoiden, kouluttajien ja verkostoyhteyshenkilöiden kanssa erilaisia somevälineitä.

Verkostoinfoa verkostolle!

Verkostoituminen on tärkeää sekä oppilaitoksille yleisesti, että erityisesti ohjaus- ja neuvontatyötä tekeville. Puhti-hankkeessa onkin yhtenä tavoitteena kehittää verkostoyhteistyötä ja koota yhteen alueen ohjaustyötä tekeviä. Moniammatillisen verkoston hyödyntäminen ohjaustyössä tehostaa organisaation toimintaa ja tukee asiakkaan polkua kohti päämääräänsä: asiakkaalle on aina parempi saada ohjaus yhdeltä luukulta kuin kulkea itse luukulta toiselle.

TAKKissa järjestettiin 30.3.2016 verkostoinfo, jonka tavoitteena oli avata Tampereen ammattikorkeakoulun ammatillisen opettajankoulutuksen (TAOK) opiskelijoille aikuiskoulutuksen verkostotoimintaa, esimerkkinä case TAKK. TAKK toimii TAOKin kehittämiskouluna ja kohderyhmänä oli siis tulevaisuuden ammatillisia opettajia, joiden on hyvä aloittaa verkostoituminen opintojen aikana.

Sieppaa

Tilaisuuteen pystyi osallistumaan joko paikan päällä tai verkon välityksellä Skype for Business-linkin kautta.

Infotilaisuudessa kerrottiin mm. verkostojen merkityksestä aikuiskoulutuksessa, miten verkostoja rakennetaan ja minkälainen on hyvä verkostotoimija. Aihetta avattiin tarkemmin käyttämällä esimerkkeinä TAKKin omia verkostoja. Infoluento tallennettiin ja tallenne on katsottavissa YouTubesta: https://www.youtube.com/playlist?list=PL3i0te9eTXSCx8ptioyTfT5Psf_yyzSGN. Samalla Youtube-soittolistalla on katsottavissa myös infoon liittyvät verkostovideot, joissa TAKKilaiset ja yhteistyökumppanimme kertovat verkostoista eri näkökulmista. Esitysmateriaali löytyy SlideSharesta osoitteesta http://www.slideshare.net/hahvenjarvi/verkostoinfo.

Tilaisuudessa esiteltiin myös Puhti-hankkeessa perustettu suljettu Facebook-ryhmä Pirkanmaan ohjausverkosto, jonka toiminta on lähtenyt hyvin käyntiin kevään aikana, jäseniä nyt jo yli sata! 

 

 

Ohjaus- ja viestintäkoulutusta verkostolle

Järjestimme TAKKissa keskiviikkona 9.3.2016 TE-toimiston asiantuntijoille ohjaus- ja viestintäaiheisen koulutuspäivän. Päivän sisältöjä räätälöitiin Webropol-ennakkokyselyn tulosten pohjalta. Toiveissa oli työkaluja viestintään ja vuorovaikutukseen sekä erityisesti haastaviin asiakastilanteisiin. (Päivän ohjelman voit vilkaista tästä: TE-koulutuspäivän sisältö.)

Tilaisuuden alussa esittelimme Puhti – ohjauksen tahto ja taito -hankkeen sisältöä ja tavoitteita sekä kerroimme mm. käynnistetystä ohjausverkostotoiminnasta (Pirkanmaan ohjausverkosto). Tietysti esittelimme myös tätä TAKKin projektiblogia.

Koulutuspäivän varsinaisen sisältöosuuden aloitti psykoterapeutti, työnohjaaja, draamapedagogi Kirsikka Arkimiehen toiminnallinen luento, jossa perehdyttiin mm. sanattoman viestinnän merkitykseen ihmisten kohtaamisessa sekä statusten käyttöön ohjaus- ja asiakaspalvelutilanteissa. Näitä myös havainnoitiin ja kokeiltiin toiminnallisten harjoitusten kautta.

arkimies_2

Iltapäivällä työskentelyä jatketiin työpajoissa kahdeksan erilaisen case-tilanteen tiimoilta. Jokainen ryhmä käsitteli kahta casea tarkemmin, ja lopuksi tehtiin yhteinen esittely ja yhteenveto ratkaisuideoista sekä keskusteltiin tilanteista. Työpajojen ideana oli hyödyntää aamupäivän luennon sisältöjä tilanteiden ratkomisessa eli pohtia, miten viestinnän ja vuorovaikutuksen keinoin sujuvoitetaan erilaisia ohjaustilanteita.

Tätä koulutuspäivämallia muokataan vielä osallistujien palautteen pohjalta. Toteutamme tästä myös teemakoulutuksen TAKKin kouluttajille osana ajatushautomotoimintaa syksyllä 2016.

Helmikuun Puhti-kuulumisia

Ensimmäinen raportointi aloituskaudelta 10-12/2015 on nyt tehty. Raportoinnin mukana tulee sopivan tasaisesti tsekkauspisteet, joissa katsotaan käytetyt resurssit ja mikä tärkeintä, aikaansaadut tuotokset ja tulokset. Täytyy todeta, että hienosti on saatu projekti käyntiin eri osa-alueilla! Tässä lyhyt katsaus tähän mennessä tehdystä ja meneillään olevista jutuista:

Projektiryhmä

Projektin käynnistymisvaihe on jo osoittanut, että meillä on mahtava tiimi koossa. Tapaamme kuukausittain ja katsomme, missä eri osa-alueilla mennään, mitä otetaan työlistalle seuraavaksi, missä vaiheessa osaprojektit ovat jne. Jokaisella on oma vastuualueensa, mutta aina tarvittaessa ideoidaan ja tehdään yhdessä. Tämänkin projektin kokonaisuus rakentuu vahvasti tietysti yhteistyössä. Porukan tarkemmat tiedot löytyvät yhteystietosivulta ja vastuuteemat ajankohtaissivulta täällä blogissa.

Verkostoyhteistyö

Hankeverkosto käynnistyi viime vuoden puolella ja tapaamme joka toinen kuukausi. Ylläpidämme yhdessä Puhti Facebook-tiedotussivua, ja sisäisen viestinnän tukena ovat yhteiset dokumentit Google Drivessa.

Pirkanmaan ohjausverkoston kokoaminen yhteiseen Facebook-ryhmään käynnistyi tämän vuoden alussa. Ryhmä on suljettu, mutta kaikki ohjauksen kehittämisestä ja verkostoitumisesta kiinnostuneet ovat erittäin tervetulleita ryhmään!

Verkostoidumme myös muiden käynnissä olevien hankkeiden kanssa ja pyrimme etsimään ja löytämään muiden toteamia ja kokeilemia hyviä käytäntöjä.

Oppimateriaalien ja opetus- sekä ohjausmenetelmien kehittäminen 

Projektimme yhtenä ydinpointtina on opiskelijoille suunnattujen aineistojen, oppimateriaalien, tehtävien sekä opetuksen ja ohjauksen menetelmien kehittäminen. Jatkamme edelleen Oma polku -projektin oppistartin ja työnhakuvalmennuksen sekä vielä keskeneräiseksi jääneen digitaitojen kurssin parissa. Jatkamme myös tieto- ja viestintätekniikan pedagogisten mallien kehittämistä ja kokeilua sekä yhtenä tärkeänä linjana yrittäjyyden teeman kehittämistä. Videointien kokeilu on myös lähtenyt hyvin käyntiin – siitä lisää kevään mittaan eri teemoihin liittyen (no Youtube-kanavalta voit kurkata jotain vähän jo nyt…)

Ajatushautomo

Ensimmäinen TAKKin oma Ajatushautomo pidetään 15.2.2016. Teemana aloitustapaamisessa on henkilöstön osaamisen kehittäminen ja tavoitteena on 2016-2017 henkilöstökoulutuskalenterin ideoiminen sekä työstäminen eteenpäin. Samalla sovitaan myös ajatushautomotyöskentelyn periaatteista ja työtavoista sekä tulevista teemoista yhdessä.

Viestintä

Tärkeä viestintäkanavamme on tämä blogi, mutta olemme suunnitelleet liikehdintää myös muualla sosiaalisessa mediassa – siellähän ne meidän olemassa olevat ja tulevatkin verkostot ovat! Olemme ottaneet käyttöön mm. Twitterin ja jo aiemmin mainitut Facebookin ja YouTuben viestintäkanavina. Sisäisinä työ- ja viestintävälineinä käytämme M-Files Projektinhallintaa, Trelloa ja TAKKin Intranetia.

Tulossa ja meneillään paljon muutakin!

Koko ajan etsimme kiinnostavia tausta-aineistoja, teorioita, malleja ja hyviä käytäntöjä kokeiluun sekä jatkokehittämiseen projektimme näkökulmista. Onko sinulla hyvä yhteistyön paikka näiden teemojemme tiimoilta? Ota yhteyttä!

accomplish-1136863_1280

Kuvalähde Pixabay

Projektisuunnittelua

Projektin käynnistämiseen liittyy monenlaisia toimia ja tekemisistä. Sopimus- ja resurssiasioiden selvittyä olemme aloittaneet käymällä läpi perusteellisesti hankehakemuksen tavoitteet ja sisältösuunnitelmat sekä peilanneet näitä edeltävässä Oma polku -hankkeessa tehtyihin toteutuksiin. Meillä on muotoutunut erinomainen TAKKin projektityöryhmä Puhti-projektin äärelle – porukassa on monenlaista osaamista, tietoa ja taitoa. Projektiryhmä tulee esittäytymään tarkemmin blogissa joulukuun aikana.

Projektinhallintaan käytämme käyttöönottovaiheessa olevaa M-Files Projektinhallintaa. Tästäkin kerromme tarkemmin blogissa matkan edetessä. Projekti hahmottuu GANTT-kaavion avulla näppärästi vaiheisiin ja toisaalta kaikki projektiin liittyvät dokumentit sekä mm. sähköpostit niputtuvat hyvin vaiheisiin ja aikajanalle.

mfiles

M-Files Projektinhallinta: GANTT-kaavio

Projektiryhmä suunnittelee ja viestii keskenään Trellon avulla:

trello

Trello projektiryhmän työvälineenä

Trellossa on omat listansa ideoille, ideoiden jatkokehittämiselle, talousasioille, käytännön asioille, yhteiselle tekemiselle, ajatushautomolle sekä jokaiselle ryhmäläiselle oma tehtävä- ja valmis/raportointi-lista. Apuna käytetään myös Puhti-taulun kalenteritoimintoa.

Projektiviestintää on pohdittu jo useasta näkökulmasta aloituksesta lähtien. Olemme alkaneet koota projektin mediakarttaa, jotta näemme koko ajan, mitä ja miten viestitään. Tässä alustava mediakarttamme:

mediakartta

Puhti-mediakartta: sisäisen ja ulkoisen viestinnän suunnittelua

Tarkoituksena on, että karttaa päivitetään aina sitä mukaa, kun viestintäsuunnitelma elää joko sisäisen ja/tai ulkoisen viestinnän osalta. Kokeilemme erilaisia digi/somevälineitä projektin aikana ja se tulee näkymään myös mediakartassa jatkossa.

Tässä muutamia välähdyksiä projektisuunnittelustamme. Kannattaa seurata blogiamme, täällä viestimme tehdyistä, meneillään olevista, suunnitelmista, tapahtumista ja kaikesta muusta, mitä Puhti-projektimme toteutukseen liittyy. Tervetuloa seuraamaan tapahtumia ja toimintaa myös LinkedInin, MeetUpin ja Facebookin kautta:

Puhti LinkedIn

Tampere Adult Education MeetUp 

Ajatushautomo Facebook