Opettaja on usein myös itse ikuinen opiskelija. Koko Puhti-projektitiimillemme on yhteistä, että jokaisella on palava into oppia koko ajan uutta, tietää enemmän, tutustua uusiin asioihin ja ihmisiin. Kehittämisprojekti on todella hyvä väline uuden oppimiseen ja oman osaamisen kehittämiseen. Kun projektissa aloittaa, ei tarvitse osata ja hallita kaikkea, vaan edetessä opitaan ja opiskellaan, kokeillaan, onnistutaan ja epäonnistutaan yhdessä.
Ajatushautomo projektitoiminnan kehittämisen äärellä
Kolmannen Puhti-ajatushautomon teemana oli projektitoiminnan kehittäminen ja menetelmänä oli tälläkin kertaa toiminnallinen työpaja. Aiemmat ajatushautomot keskittyivät henkilöstön osaamisen kehittämiseen esimerkiksi tulevaisuuden tarpeiden sekä uusien toteuttamismahdollisuuksien näkökulmasta: Ajatushautomo käyntiin! ja Osaamisen kehittäminen muutoksessa.
Projektit ovat erinomainen tapa kehittää sekä omaa osaamista että työyhteisön ja koko organisaation osaamista. Tällä hetkellä TAKKin projektitoiminnan toimintamallia uudistetaan niin prosessikuvauksen kuin käytännön tuen ja ohjauksen kannalta. Kaiken tekemisen taustalla on yksinkertaistaminen ja sujuvoittaminen, yhä ketterämpään kehittämiseen siirtyminen.
Ajatushautomotyöpaja oli samalla myös Henna-Riikka Ahvenjärven opintosuoritus eli osa hänen palvelumuotoiluopintojaan ja opinnäytetyötään – tällaiseenkin tutkimus- ja kehittämisyhteistyöhön projektit antavat monenlaisia mahdollisuuksia. Ja kyllä, tämä bloggaus on myös opintosuoritus ja siksi tavallista pidempi.
Osallistavat menetelmät käyttöön
Ajatushautomoon osallistui kouluttajia, projektityöntekijöitä, projektipäälliköitä sekä hallinto- ja tukipalveluhenkilöstöä. Vaikka suurin osa porukasta tunsi toisensa, niin työpaja aloitettiin lyhyellä esittäytymiskierroksella – työrooli vaihtuu välillä, ja eri tilanteissa joku voi olla milloin mukana kouluttajana, milloin taas projektipäällikkönä. Kierroksen ideana oli alustaa myös keskustelun, yhteisten ajatusten ja yhteistyömahdollisuuksien pohdinnan eteenpäin viemistä. Osana johdantoa perehdyttiin lyhyesti myös aiempien ajatushautomoiden teemoihin ja tuloksiin.
Seuraavan vaiheen tavoitteena oli pohtia, miten toimintaa ja osaamista voidaan sujuvasti ja tehokkaasti kehittää hankkeiden ja projektien avulla. Teoreettisesti ilmaistuna tässä työskentelyssä hyödynnettiin juurisyyanalyysia ja dynaamisen fasilitoinnin menetelmää (vinkkiä myös Piritta Kantojärven kirjasta Fasilitointi luo uutta).
Nykytilan yhteistä analyysia pohjustettiin niin, että jokainen kirjoitti noin kolme minuuttia ensin hyviä ja sujuvia asioita vihreille post-it-lapuille ja sitten noin kolme minuuttia haasteita tai muuten ei-toimivia asioita oransseille lapuille. Tämän jälkeen jokainen sijoitti omat lappunsa johonkin seuraavista valkotaulun sarakkeista: Faktat ja havainnot, Huolet, kysymykset ja kritiikki, Ydinkysymykset sekä Ideat ja ratkaisuehdotukset. Tämä taulu toimi sitten keskustelun ja yhteisen pohdinnan työvälineenä – sekä taululle että erillisiin muistiinpanoihin työpajan vetäjä kirjasti esiin nousseita ajatuksia, kysymyksiä, ehdotuksia ja ieoita.
Konkreettisia ratkaisuehdotuksia ja -ideoita
Yhteisessä keskustelussa nousi esiin monenlaisia asioita laidasta laitaan – todella laajoja ja haastavia kokonaisuuksia (esimerkiksi EU:n uuden tietosuoja-asetuksen vaikutukset projektitoimintaan) sekä pienempiä nopeasti toteutettavissa olevia ehdotuksia ja ideoita. Sovittiin, että kolme konkreettista ehdotusta lähtee heti kokeiluun:
- Ideaboksin laajempi hyödyntäminen
- Yhteinen blogi intraan (ja projektitoiminnan sivun selkiyttäminen)
- Onnistumiset ja murheet -taulut seuraavaan tapahtumaan matalan kynnyksen kehittämis- ja palautekanavana kokeiluun
Nämä kaikki etenevät jo ovat hyvä esimerkki pienistä askelista kohti yhteistä keskustelua ja entistä avoimempaa viestintää – sekä sitä kautta parempaa tiedonkulkua ja erilaisten mahdollisuuksien tuntemista esimerkiksi siinä, miten kuka tahansa organisaatiossa voi kehittää omaa osaamistaan hankkeiden ja projektien avulla, olla mukana ja osallistua. Myös muita ehdotuksia ja ideoita työstetään eteenpäin ja seuraavassa ajatushautomossa peilataan taas porukalla, miten on edetty ja edistytty.
Mitä tästä opimme?
Työpajamenetelmät ovat toimineet ajatushautomoissa hyvin. Siellä ei pönötetä ja kuunnella luentoja, vaan pyritään antamaan jokaisella mahdollisuus osallistua, tulla kuulluksi sekä löytää uusia yhteistyömahdollisuuksia oman työyhteisön sisältä. Työpajamenetelmät on joka kerta valittu siltä pohjalta, minkä verran on ilmoittautuneita – on tärkeää, että menetelmä antaa jokaisella aidosti mahdollisuuden osallistua. Jos esimerkiksi nyt meillä olisi ollut vielä enemmän väkeä paikalla, niin työskentelyä olisi ollut hyvä pilkkoa pienempiin ryhmiin, mutta nyt keskustelu toimi hyvin näin.
Tästä työpajasta saatiin hyvin ajatuksia ja kommentteja siitä, mitä pitäisi kehittää ja mitä olisi hyvä kehittää. Keskustelun pohjalta nousi selkeästi esiin, mitkä asiat ovat pakollisia, tärkeitä tai sellaista nice to have -osastoa. Viestinnän merkitys nousi esiin vähän joka käänteessä eli se on selkeästi todella tärkeä kehittämiskohde.
Oppiminen jatkuu, yhdessä.
PS Nyt on jo varmasti selvää, että me tykätään erivärisistä post-it-lapuista ja valkotauluista sekä fläpeistä – niistä löytyy kaikista työpajoistamme yleensä. Samaa ideapohjaa toteutetaan projektiryhmän työskentelyssä sähköisesti aiemmin Trellossa ja nyt Microsoftin Plannerissa – toimii!
Puhti-hanke 